Como controlar Ativos de Empresa, Eventos e muito mais

Gerenciamento de Ativos Reserve7

Nos outros posts falamos sobre o gerenciamento de espaços compartilhados utilizando a nossa solução Reserve7. Com esta ferramenta é possível gerenciar intuitivamente salas de reunião, salas de eventos, auditórios, espaços comuns em condomínios e muito mais. Caso ainda não tenha visto CLIQUE AQUI.

Agora apresento um dos módulos da solução que trata uma questão delicada e que causa uma enorme dor de cabeça em gestores: o gerenciamento de ativos: mobiliários, ferramentas, equipamentos e muito mais.

Veja como é interessante utilizar nossa ferramenta para controlar e gerenciar ativos sem as complicações, papelada métodos ineficazes que você atualmente pode estar utilizando.

Este módulo de gerenciamento de ativos funciona da seguinte maneira:

Daremos o exemplo de como uma empresa tradicional pode gerenciar e controlar ativos, entanto a ferramenta pode ser utilizada para condomínios, hospitais, escolas e faculdades, Coworking e muito mais.

Como funciona o gerenciamento de ativos Reserve7:

O administrador cadastra os funcionários no sistema Reserve7. Após o cadastro dos funcionários o administrador cadastra os ativos da empresa como: notebooks, computadores de mesa, equipamentos multimídia e outros que desejar. O administrador define as permissões de acesso de cada usuário no sistema.

O gerenciamento de ativos e estoque pode ser utilizado para um evento (como em uma reunião, um auditório) ou reservado por usuário (funcionários da empresa por exemplo).

Quando associado à um evento, os usuários HABILITADOS pelo administrador podem além de reservar o espaço, reservar também os mobiliários e todos os equipamentos que a reunião irá necessitar. O equipamento reservado automaticamente sai do estoque de ativos disponíveis até o término do evento agendado. Após o evento, o ativo retornará automaticamente para o estoque com estado de disponível.

Quando o ativo é associado ao usuário, o sistema permite através de um mecanismo de duplo check-in controlar quem recebeu o ativo, ferramenta etc. É possível estabelecer um período de utilização por usuário, além de notificar o usuário e administrador por e-mail quando estiver próximo da devolução/renovação do “empréstimo” do equipamento.

Cada usuário possui um login e senha únicos que não podem ser acessados pelo administrador, evitando assim que o próprio usuário fale que não foi ele quem realizou check-in e check-out na reserva de algum equipamento.

No período da devolução, o administrador consegue habilitar o check-out por usuário no momento da devolução do equipamento. O usuário deverá então digitar sua contra senha de check-out para confirmar data e hora da devolução do equipamento. Desta maneira fica tudo registrado eletronicamente sem possibilidades de fraudes ou esquecimentos.

O usuário pode resetar sua senha recebendo-a novamente em seu e-mail. Após várias tentativas sem sucesso de acesso ao sistema, o usuário é colocado como inativo e somente o administrador conseguirá ativar o usuário novamente no sistema resetando a senha do mesmo.

Acabou a confusão de planilhas e papelada para saber quem na empresa está com equipamentos emprestados. Acabou a confusão de quem recebeu e quem entregou. Nunca foi tão simples fazer um controle de ferramentas por usuários, controle de empréstimo de computadores, máquinas ou qualquer outro ativo da empresa.

Entre em contato para conhecer nossa solução.

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